Seit dem 1. September 2023 ist das neue Datenschutzgesetz (nDSG) in der Schweiz wirksam. Dieses bringt auch für Unternehmen aus dem Ausland, die Kunden in der Schweiz haben, Änderungen mit sich. Eine Neuerung betrifft die Pflicht zur Benennung einer Vertretung in der Schweiz. Diese betrifft ausländische Verantwortliche, die Personendaten von Personen in der Schweiz bearbeiten. In diesem Beitrag werden die Hintergründe, Voraussetzungen und Pflichten einer Schweizer Datenschutzvertretung beleuchtet und Vorschläge zum Vorgehen aufgezeigt.

Wann ist eine Schweizer Vertretung für ausländische Unternehmen verlangt?

Im nDSG bestimmt sich der räumliche Geltungsbereich nach dem sogenannten Auswirkungsprinzip. Das heisst, dass das nDSG auch für Verantwortliche mit (Wohn-)Sitz im Ausland anwendbar ist, wenn diese Personendaten bearbeiten und sich diese Datenbearbeitung in der Schweiz auswirkt.

Dies ist insbesondere im Zusammenhang mit dem Anbieten von Waren oder Dienstleistungen oder der Verhaltensbeobachtung von Personen in der Schweiz der Fall. Verfügt der Verantwortliche nicht über einen Standort in der Schweiz, z. B. eine Niederlassung, welcher die Vertretung wahrnehmen kann, so ist eine Vertretung zu bezeichnen. Dabei definiert das Gesetz nicht, ob es sich um eine Privatperson oder ein Unternehmen handeln muss.

Was sind die Pflichten eines Vertreters?

Die Schweizer Vertretung des Verantwortlichen agiert als Anlaufstelle für betroffene Personen und die Aufsichtsbehörde (EDÖB). Um diese Aufgabe wahrnehmen zu können, hat die Vertretung die Pflicht, ein Bearbeitungsverzeichnis mit den Bearbeitungstätigkeiten des Verantwortlichen zu führen (nach Art. 12 Abs. 2 nDSG). Zudem ist dem EDÖB auf Anfrage Auskunft über den Inhalt des Verzeichnisses zu geben.

Betroffene Personen sind darüber zu informieren, wie sie ihre Rechte nach Datenschutz ausüben können. Bei Bedarf kann die Schweizer Vertretung die Betroffenen auch dabei unterstützen, dies ist gesetzlich aber nicht vorgeschrieben.

Damit die Aufsichtsbehörde und die Betroffenen wissen, an wen sie sich wenden sollen, sind Name und Adresse der Vertretung zu publizieren. Dies kann beispielsweise in der Datenschutzerklärung auf der Website erfolgen.

Brauche ich eine Vertretung – und wenn ja: Wie gehe ich vor?

Die Schweizer Vertretung will gut geregelt sein. Mit nachfolgenden Schritten denken Sie an alles:

1. Notwendigkeit prüfen

Sie können natürlich auch eine Schweizer Unterstützung beiziehen, wenn sie selbst in der Schweiz tätig sind. Hier empfiehlt sich aber der Beizug einer Datenschutzberaterin. Für eine Schweizer Vertretung müssen die zu Beginn aufgeführten Voraussetzungen gegeben sein. Prüfen Sie, ob diese auf Sie als Verantwortlichen zutreffen.

2. Vertretung vertraglich vereinbaren

Sind Sie von der Pflicht betroffen, suchen Sie sich eine geeignete Vertretung. Dies kann sowohl eine Privatperson sein, als auch ein Unternehmen. Vergessen Sie nicht, die Rechte und Pflichten der Vertretung in einem Vertrag festzuhalten. Idealerweise halten Sie auch Ihre eigenen Rechte und Pflichten fest.

3. Dokumentation sicherstellen

Sobald Sie sich mit einer Vertretung einig sind, sollten Sie dieser Informationen über Ihre Bearbeitungstätigkeiten zukommen lassen. Haben Sie kein Verzeichnis der Bearbeitungstätigkeiten, weil Sie zum Beispiel nicht dazu verpflichtet sind, hat die Vertretung dies zu erstellen. Es empfiehlt sich aber natürlich, selbst eines zu führen. Wie Sie ein Datenbearbeitungsverzeichnis erstellen (inkl. Template zum Download), lesen Sie in unserem Blogbeitrag.

4. Veröffentlichung der Kontaktdaten

Sobald die Vertretung benannt und vertraglich vereinbart ist, sollten Sie Name und Adresse der Vertretung veröffentlichen. Dies kann beispielsweise in der Datenschutzerklärung Ihrer Website sein oder an einem anderen Ort, an dem Sie die betroffenen Personen über den Datenschutz und die Bearbeitung ihrer Personendaten informieren.

Entlastung für Ihr Tagesgeschäft

Ihr Arbeitsalltag erfordert bereits Ihre volle Aufmerksamkeit, oder es fehlen Ihnen die Ressourcen, um sich um Datenschutzbelange zu kümmern? Übertragen Sie die wichtige Aufgabe der Vertretung unseren Datenschutzexperten. Wir stehen Ihnen zur Seite und ersparen Ihnen die weitere Suche nach einem Vertreter. Kontaktieren Sie uns unverbindlich.

Quellen:

• EDÖB: Wichtige Neuerungen nDSG
• Bundesgesetz über den Datenschutz (Datenschutzgesetz, DSG)